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Integriertes Vorgangs-Management – oder wie ich die Suche abschaffte

Das Telefon klingelt: „Guten Morgen. Franz Hartwig, ich habe eine Frage zu meiner Gebäudeversicherung.“ „Wie lautet Ihre Vertragsnummer?“ „Die habe ich gerade nicht zur Hand. Meinen Namen nannte ich Ihnen ja aber.“ „Einen Moment. Da muss ich suchen. Das dauert ein wenig.“ Der Sachbearbeiter öffnet die Anwendung mit der imposanten Suchmaske. Name: Hartwig, Vertragstyp: Komposit, Untertyp: Gebäude… Suche ausführen… NICHTS „Ich kann hier nichts finden, Herr Hartwig“ „Nein, Hartwig ist mein Vorname“ Nun, so geht das weiter…

Diese und ähnliche Szenen spielen sich jeden Tag tausendfach ab. Was läuft hier falsch? Als erstes merkt man, dass die Suche offensichtlich keine Einfeldsuche ist, wie man es von allen Suchmaschinen kennt. Stattdessen müssen die User ihre Suchkriterien in die passenden Felder eingeben. Das ist nicht nur umständlich und kostet Zeit, sondern führt auch zu Fehlinterpretationen. Nun könnte man meinen, die Lösung wäre eine einfach zu bedienende Einfeldsuche, die mit Volltextfunktionalität automatisch über alle Attribute sucht und die Ergebnisse nach bestimmten Regeln priorisiert anzeigt. Doch führen wir uns mal vor Augen, was Suche eigentlich ist.

Suchen als notwendiges Übel?

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Use Cases Next Level: White Paper II zum Download

Dieses zweite White Paper beleuchtet weitere Aspekte der Use Cases: Bedingungen innerhalb von Use Case-Schritten und Ausnahmen vs. Alternativen.

Nachdem ich in einem ersten White Paper beschrieben habe, wie man Use Cases am besten strukturiert und formuliert, möchte ich nun darstellen, wie man mit komplexen Geschäftsregeln und Bedingungen umgeht. Und das führt uns dann direkt zu der Unterscheidung zwischen Ausnahmen und Alternativen. Diese Unterscheidung wird leider selten vorgenommen. Dabei ist sie recht einfach und hilft dem Leser ungemein.

Das White Paper beantwortet zwei Fragen:

  • Wie gehe ich mit Bedingungen in Use Cases um?
  • Wann beschreibe ich eine Ausnahme, und wann eine Alternative?

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Adaptive Case Management – Das Ende der Sesamstraße

Traditionelle BPM-Prozesse scheitern bei der Modellierung von Knowledge Work. Hierfür ist keine neue Modellierung, sondern ein neuer Denkansatz gefordert. Adaptive Case Management hilft weiter.

Als Geschäftsprozessanalytiker oder auch als UX Designer kennen Sie vielleicht die Situation: Sie müssen einen Geschäftsprozess verstehen, um ihn in einem IT-System abzubilden. Also lassen Sie ihn sich von einem User zeigen und erklären. Und weil Sie sehr gewissenhaft an die Sache gehen, lassen Sie sich das von einem anderen User auch noch mal zeigen. Doch nicht nur die Abfolge der einzelnen Unterschritte ist sehr unterschiedlich, auch sind diese noch nicht mal die selben. Das ganze Chaos wird mit jeder weiteren Beobachtung anderer User nur noch schlimmer. Weiterlesen

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Writing Use Cases: Avoid IF THEN in use case steps

Checking conditions within a use case step blows out the success scenario. The use case is hard to understand. Instead relocate conditions and their actions to exceptions or alternate flows.

When it comes to use cases I often read success scenarios describing lots of conditions.

The use case goes like this:

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Writing Use Cases: Exception or Alternate Flow?

Learn when to describe an exception and when to go into an alternate flow. This is essential to improve readability of your use cases.

As you might all know writing use cases may be tricky. The template is as easy as you can think. But using it efficiently is not that easy. One question I have been asked several times lately is

When do I have to describe an Exception? What is an Alternate Flow?

Actually, the difference is very easy to explain. Weiterlesen

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Poster download: Over-all product flow

You can write books and books about all the artifacts your project members are supposed to produce. And there are thousands of them out there. Such a document could be even another product of your project. But -hand on heart- will anyone care? I thought it might be better designing a poster. It shows the product flow on a high level. According to the feedback I got so far from the business users they like it. It helps them to understand the meaning of their contribution in terms of the big picture. OK, that was my intention.

Download poster

Click image to download over-all product flow (pdf-file, 1,1 MB)

Download poster (pdf-file, 1,1 MB)

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Tool Set für Fachspezifikation: Alles von Anforderungen bis Aktivitäten

Eine Fachspezifikation beschreibt die fachlichen Anforderungen und Probleme, die es in einem Projekt zu lösen gilt. Es ist nicht notwendigerweise ein einziges großes Dokument. Ganz im Gegenteil: Es ist sehr viel sinnvoller, die verschiedenen Aspekte in unterschiedlichen Dokumenten und Modellen zu beschreiben.

Im Folgenden möchte ich eine Werkzeugpalette vorstellen, die meines Erachtens alle Mittel bereitstellt, um auch komplexe Zusammenhänge verständlich zu beschreiben. Es ist eine Kombination aus Textdokumenten, BPMN und UML. Wenn ich sage „verständlich beschreiben“, meine ich, dass die Dokumentation von den Projektbeteiligten verstanden werden muss. Das schließt die Auftraggeber und Fachabteilung gleichermaßen ein wie Designer und IT-Architekten. Denn nur, was verstanden wird, kann auch umgesetzt werden. Fehlt es an einer breiten Verständnisbasis, sind einerseits die Ziele unklar. Andererseits wäre es somit purer Zufall, wenn die Projektergebnisse (z.B. eine Software-Lösung) die ursprünglich erhobenen Anforderungen erfüllen.

Die folgenden Modelle und Dokumente müssen nicht in der hier vorgestellten Reihenfolge erstellt werden. Sie entstehen häufig parallel. Bei der Arbeit an einem Teil ergeben sich Aspekte, die Auswirkungen auf andere Modelle / Dokumente haben. Und nicht immer braucht man in jedem Projekt alle hier beschriebenen Artefakte. Man muss also immer wieder prüfen, was wirklich erforderlich ist. Es gilt: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Weiterlesen

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Bessere Risikoprävention durch dynamische Schutzmaßnahmen

Durch die Dynamisierung der Schutzmaßnahmen kann man auch einer heterogenen Risikolage Herr werden. Bei gleichem Investment kann das Sicherheitsniveau und damit der Return On Investment signifikant gesteigert werden. Dieser Artikel basiert darauf, dass wir uns der Risikolage eines Unternehmens von den Prozessen her nähern: Kostenreduzierung durch prozessbasierte Risikoanalyse.

Ausgangslage

Zu oft ist die genaue Risikolage eines Unternehmens nur unzulänglich bekannt. Man weiß, dass die Anlagen des Unternehmens einem Risiko unterliegen. Schließlich sind technische Einrichtungen in ihrer Gesamtheit immer irgendwie gefährdet. Wo aber genau die Risiken liegen und welcher Art diese sind, ist oft unklar. Daher wird dem allgemeinen Risiko mit einer großen Feuerpatsche entgegen getreten. Oder lassen Sie es mich anders ausdrücken: Das Unternehmen breitet über den gesamten Anlagenpark eine gleichbleibend stabile (oder eher instabile) „Feuerdecke“ aus.

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End-to-end example of process based risk analysis – Part 1

In two preceding articles (Cost cutting by process based risk analysis – Part 1 and Part 2) I have described a process based method that helps us to identify mission critical activities und sub processes. The idea is to find a way that enables us to focus our protective measures on the technical equipment, which is involved in those critical activities. Thereby, we could reduce measures to those sensitive entities rather than protecting any equipment around our premises.

As I was asked for an end-to-end example several times I designed a small process, which is about controlling a business premises of a small refinery. This company has three risks to take care of. In case it happens (not very likely, though) a fire is a massive danger because it could destroy the entire company. An accident regarding an oil leakage is much more probable to happen. But let us assume that the company is able to handle it on its own. Therefore, the severity is not too high. As the company secures its premises with a fence, which is electronically controlled, we will have to manage alarms of that kind as well. This process is located at the central guard duty, which is operated by the company.

Please, consider this as an example. I know it lacks real world’s complexity. No refinery will work that simply. But, as I said, this is only a construct to provide an understanding of this approach. Weiterlesen

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